1. Objetivo

Hoje não há timesheet: a capitalização da mão de obra de TI segue um percentual fixo por perfil (ex.: DEV 60% capitalizado todo mês), mantido em planilha e validado por e-mail pelos donos de centro de custo. A solução substitui esse percentual por horas apontadas diariamente em chamados e projetos, com a natureza (CAPEX ou OPEX) vinda do tipo de atividade homologado pela controladoria.

O processo precisa sustentar uma auditoria: para cada hora capitalizada deve existir quem apontou, em qual chamado ou projeto, com qual natureza homologada, conferida com qual jornada e aprovada por quem — e o custo rateado tem de bater com a folha paga.

2. Fases

Fase	Escopo	Integrações
Fase 1 · rastreio	Cadastros, apontamento (web e app), exceções, validação semanal, trilha de auditoria, disponibilidade × apontamento, rateio por natureza e projeto, conciliação com a folha, exportação da base de rateio	Cloquim, GLPI, Asana, folha TOTVS (leitura)
Fase 2 · orçamento	Realizado × orçado por centro de custo e envio do realizado ao AllStrategy	AllStrategy (leitura; escrita se houver API)

3. Atores e volumetria

Ator	Quantidade	Responsabilidade
Colaborador	≈ 150	Apontar horas por dia (web ou app My Fluig), justificar exceções, enviar a semana, corrigir o que for devolvido. Inclui VP, heads, coordenadores e especialistas.
· Próprio com ponto	maioria dos 120	Folha TOTVS e Cloquim; conferência diária com a jornada.
· Próprio sem ponto	parte dos 120	Especialistas e gestores; comparados com a jornada contratual no fechamento.
· Parceiro	≈ 30	Contrato, sem Cloquim; custo vem do contrato e a referência são as horas contratadas.
Gestor do centro de competência	≈ 30	Decidir exceções e validar a semana da equipe.
Escritório de projetos / administração	≈ 5	Manter operação contínua, tipos de atividade e o mapa de chamados; propor a natureza; administrar acessos.
Controladoria	—	Homologar a natureza; acompanhar disponibilidade, folha e orçado no fechamento.
Sistema	—	Sincronizar cadastros, ler jornada e folha, consolidar, ratear, lembrar e escalar.

Todos os usuários interagem com o processo (nenhum é só leitor). O acesso é controlado por papéis no Fluig: giga_colaborador, giga_gestor_cc, giga_admin, giga_controladoria.

4. Cadastros e integrações

Projetos · ds_giga_projetos

• RN-01. Projetos do portfólio vêm do Asana por sincronização diária (ServiceTask_SincronizarCadastros); não são digitados no Fluig. Uma troca futura para o Jira muda só a integração.
• RN-02. Operação contínua (sustentação, suporte N3, relatórios, gestão interna) é cadastrada no Fluig, pois não está no Asana.
• RN-03. Só aparecem no timesheet projetos ativos, na vigência, para os colaboradores alocados. Projeto encerrado sai do timesheet; o histórico permanece.

Chamados · ds_giga_chamados

• RN-04. Chamados do GLPI (incidente, problema, requisição, demanda) vêm por sincronização diária, com os técnicos atribuídos — cerca de 2 mil por mês.
• RN-05. O GLPI não registra horas; o Fluig é onde o tempo é apontado. Cada chamado pertence a um projeto ou operação contínua.

Tipos de atividade e natureza · ds_giga_tipos_atividade · ds_giga_mapa_glpi

• RN-06. Cada tipo de atividade tem uma natureza (CAPEX ou OPEX), definida por atividade, nunca por perfil.
• RN-07. Cada tipo de chamado do GLPI é ligado a um tipo de atividade (ex.: demanda evolutiva → EVO → CAPEX; incidente → COR → OPEX).
• RN-08. O escritório de projetos propõe; a controladoria homologa ou devolve com parecer — loop até homologar. Só tipos homologados ficam disponíveis.
• RN-09. Mudança de natureza vale a partir da homologação; não reclassifica horas já aprovadas.

5. Apontamento diário

• RN-10. Uma solicitação por colaborador por semana, aberta toda segunda-feira (StartEvent_AberturaSemana).
• RN-11. Cada linha referencia um chamado do GLPI, uma tarefa do Asana ou um projeto; tem horas (0,25h a 16h) e descrição. Com chamado ou tarefa, projeto e atividade vêm preenchidos.
• RN-12. O Fluig sugere os chamados e tarefas atribuídos ao colaborador e permite copiar o dia anterior.
• RN-13. A natureza é herdada e não é editável pelo colaborador.
• RN-14. Quando nada se aplica, o colaborador usa campo livre; o dia vai ao gestor, que classifica a natureza.
• RN-15. O apontamento pode ser feito na web ou no app My Fluig, com as mesmas regras.
• RN-16. O dia pode ser editado até o envio da semana, exceto quando estiver com o gestor. A semana só é enviada com todos os dias úteis apontados (Task_EnviarSemana).

6. Conferência com a jornada

• RN-17. Para quem tem ponto, o total do dia é comparado com a jornada lida do Cloquim.
• RN-18. Diferença até a tolerância (1h): alerta, registrado. Acima, para mais ou para menos: justificativa obrigatória e o dia vai ao gestor (Gateway_ExcecaoNoDia).
• RN-19. Quem não bate ponto (especialistas, gestores, parceiros) não tem conferência diária; é comparado no fechamento com a jornada contratual ou com as horas do contrato.

7. Exceções

Exceção	Dispara quando	Parâmetro	Decisões do gestor
Campo livre	Atividade fora do cadastro	—	Aprovar (classificando a natureza), reprovar, devolver
Divergência com o ponto	Apontado diferente da jornada, para mais ou para menos	Tolerância 1h/dia	Aprovar, reprovar, devolver
Dia sem apontamento	Dia útil com jornada ou referência contratual e nenhuma hora apontada (TimerBoundary_DiaSemApontamento)	Após 1 dia útil	Cobrar apontamento ou abonar com motivo

• RN-20. O responsável é o gestor do centro de competência do colaborador (Task_AprovarExcecao). Reprovar, devolver e abonar exigem justificativa.
• RN-21. Devolvido, o dia volta ao colaborador (Flow_B10_Devolver). Reprovado, as horas ficam no histórico e não entram no rateio.
• RN-22. Dia sem apontamento gera lembrete ao colaborador e sinalização ao gestor (ServiceTask_LembreteApontamento); apontar o dia encerra a pendência.
• RN-23. Sem decisão em 2 dias, o gestor recebe lembrete (TimerBoundary_AprovacaoPendente).
• RN-24. Tipos de exceção e parâmetros são configuráveis sem alterar o fluxo.

8. Validação semanal

• RN-25. As horas sem exceção são validadas em lote pelo gestor do centro de competência, uma vez por semana (Task_ValidarSemana). A periodicidade é configurável.
• RN-26. Devolvida, a semana volta ao colaborador (Task_CorrigirApontamentos) e retorna à validação — loop até validar.
• RN-27. Sem validação em 3 dias, escala por e-mail ao gestor imediato do aprovador (TimerBoundary_ValidacaoAtrasada). Silêncio não vale como aprovação.

9. Consolidação e rateio

• RN-28. Semana validada: horas aprovadas consolidadas por colaborador, centro de custo, projeto e natureza (ServiceTask_ConsolidarHorasNatureza).
• RN-29. Custo do mês: folha TOTVS para próprios, valor do contrato para parceiros (ServiceTask_LerCustoFolha).
• RN-30. Rateio: custo × horas da natureza ÷ horas aprovadas no mês (ServiceTask_RatearCusto). Ex.: R$ 10.000 com 104h CAPEX e 26h OPEX = R$ 8.000 CAPEX e R$ 2.000 OPEX.
• RN-31. Quem atua em mais de um projeto tem o custo dividido pelos projetos na proporção das horas aprovadas.

10. Fechamento mensal

• RN-32. Horas disponíveis × apontadas por colaborador (Subprocess_FechamentoMensal). Disponível = jornada registrada no Cloquim, com os abonos (atestado, férias, folga) já descontados; sem ponto, jornada contratual; parceiro, horas do contrato.
• RN-33. A diferença é mostrada em horas e em reais (custo das horas pagas sem apontamento). O tratamento contábil dessas horas é definido pela controladoria.
• RN-34. Conciliação: a soma rateada de cada colaborador tem de ser igual ao custo lido da folha ou do contrato.
• RN-35. Comparação do percentual fixo do perfil com o percentual apontado, por perfil e por colaborador.
• RN-36. Fase 2: realizado × orçado do AllStrategy por centro de custo e natureza, sinalizando consumo acima de 90% e estouro. Na fase 1, a base de rateio é exportada.

11. Integrações

Sistema	Sentido	Uso	Falha
Asana	Leitura · diária	Projetos do portfólio, membros e tarefas atribuídas	BoundaryError_Sincronizacao → tratamento → reprocessa
GLPI	Leitura · diária	Chamados e técnicos atribuídos	BoundaryError_Sincronizacao → tratamento → reprocessa
Cloquim	Leitura	Marcações, horas trabalhadas e abonos por matrícula	BoundaryError_Cloquim → tratamento → reprocessa
Folha TOTVS	Leitura · mensal	Custo total do mês por colaborador próprio	BoundaryError_Folha → tratamento → reprocessa
AllStrategy	Leitura · fase 2	Orçado por CC, natureza e competência	BoundaryError_AllStrategy → tratamento → reprocessa
AllStrategy	Escrita · fase 2	Envio do realizado por natureza, se houver API de escrita	—

12. Prazos e notificações

Evento	Prazo	Ação
Sincronização de cadastros	Diária, 06h	Atualiza projetos (Asana) e chamados (GLPI).
Abertura da semana	Segunda, 00h	Abre a solicitação de cada colaborador e lê a jornada.
Dia sem apontamento	1 dia útil	Lembrete ao colaborador e sinalização ao gestor.
Exceção sem decisão	2 dias	Lembrete ao gestor.
Semana sem validação	3 dias	Escalação ao gestor imediato do aprovador.

Notificações por e-mail, pelo notificador padrão do Fluig, e na central de tarefas (web e app).

13. Trilha de auditoria

• RN-37. Todo passo fica no histórico da solicitação: usuário, data, hora, atividade do processo, canal (web ou app) e valores do formulário.
• RN-38. O histórico não é editável; correções geram nova movimentação.
• RN-39. A trilha pode ser consultada por solicitação, colaborador ou papel e exportada em CSV.

14. Mapa do BPMN

Elemento	Lane	Regra
StartEvent_SincronizacaoDiaria · ServiceTask_SincronizarCadastros · BoundaryError_Sincronizacao · Task_TratarFalhaSincronizacao	Sistema (Asana · GLPI)	RN-01, RN-04
StartEvent_NovoTipoAtividade · Task_CadastrarTipoAtividade	Escritório de projetos	RN-06, RN-07
Task_HomologarNatureza · Gateway_NaturezaHomologada · Task_RevisarClassificacao	Controladoria / EP	RN-08, RN-09
StartEvent_AberturaSemana · ServiceTask_CarregarJornadaCloquim · BoundaryError_Cloquim · Task_TratarFalhaCloquim	Sistema	RN-10, RN-17
Task_ApontarHorasDia · Gateway_ExcecaoNoDia	Colaborador	RN-11 a RN-19
TimerBoundary_DiaSemApontamento · ServiceTask_LembreteApontamento	Colaborador / Sistema	RN-22
Task_AprovarExcecao · Gateway_DecisaoExcecao	Gestor do centro de competência	RN-20, RN-21
TimerBoundary_AprovacaoPendente · ServiceTask_LembreteAprovacao	Gestor do centro de competência	RN-23
Gateway_MergeDia · Gateway_SemanaEncerrada · Task_EnviarSemana	Colaborador	RN-16
Task_ValidarSemana · Gateway_SemanaValidada · Task_CorrigirApontamentos	Gestor / Colaborador	RN-25, RN-26
TimerBoundary_ValidacaoAtrasada · ServiceTask_EscalarValidacao	Sistema	RN-27
ServiceTask_ConsolidarHorasNatureza	Sistema	RN-28
ServiceTask_LerCustoFolha · BoundaryError_Folha · Task_TratarFalhaFolha	Sistema	RN-29
ServiceTask_RatearCusto	Sistema	RN-30, RN-31
ServiceTask_ConsultarOrcamentoAllStrategy · BoundaryError_AllStrategy · Task_TratarFalhaAllStrategy	Sistema	RN-36
Subprocess_FechamentoMensal	Controladoria	RN-32 a RN-36

15. Premissas

• A Giga+ Fibra já tem Fluig; a solução roda sobre o ambiente existente, com licenças nominais para os usuários.
• Cloquim, GLPI, Asana e a folha TOTVS expõem API de leitura; a Mountain consome o que existe, sem alterar esses sistemas.
• A controladoria define a natureza de cada tipo de atividade e de cada tipo de chamado.
• Colaboradores, gestores, centros de custo e vínculo (próprio ou parceiro) vêm do cadastro de usuários do Fluig.

16. Pendências para validar

Ponto	Assumido no protótipo	Responsável
API do AllStrategy: leitura e escrita (fase 2)	Leitura disponível; escrita a confirmar	Mountain
API do GLPI e do Asana (ou Jira, se houver a troca)	Leitura de chamados, projetos e atribuições	Mountain · Giga+ Fibra
Acesso à API do Cloquim, incluindo abonos	Leitura de marcações e justificativas	Giga+ Fibra
Integração de leitura com a folha TOTVS	Custo total do mês por matrícula	Giga+ Fibra · TOTVS
Mapa tipo de chamado do GLPI → natureza	Demanda evolutiva = CAPEX; demais = OPEX	Controladoria
Tratamento contábil das horas pagas sem apontamento	Mostradas em horas e em reais, sem regra de lançamento	Controladoria
Periodicidade da validação e tolerância com o ponto	Semanal · 1h por dia	Giga+ Fibra
Parceiros: valor mensal fixo ou por hora do contrato	Valor mensal fixo	Giga+ Fibra